פגישת התייעצות ראשונה נערכה, ביוזמת תנועת אבנא אלבלד, בתאריך 27/2/2010. בעקבותיה נערכה פגישת היסוד של "הועדה המכינה" של הועידה בתאריך 19/3/2010. בכל אחת מהפגישות נכחו כעשרים פעילות ופעילים חלקם מארגונים שונים וחלקם עצמאים.
הועדה המכינה החליטה כדלקמן:
• הועידה תכונס תחת הכותרת: "למען שיבת הפליטים הפלסטינים והמדינה הדמוקרטית החילונית בפלסטין ההיסטורית" בתאריכים 28-30/5/2010.
• תכנית הועידה תכלול
o כנס פתיחה ביום שישי 28/5 בערב
o סדנאות לדיון בשבת 29/5
o פגישות התייעצות למען הקמת קואליציה בינלאומית – יום ראשון 30/5
• הקריאה לועידה תצא בשם הועדה המכינה של הועידה, אשר תחל את פעולתה באופן מיידי בהשתתפות כל הנוכחים. הועדה תפעל להכנת תכנית לועידה ולגיוס התומכים והציבור להשתתפות בועידה.
• כצעד ראשון נפעל להרחבת הועדה המכינה כדי לכלול מספר גדול יותר של אנשי ציבור בולטים ותומכים מוכרים של התכנית. לשם כך נפעל, תוך התיעצות עם חלק מהנוגעים בדבר, לכתיבת מסמך שיגדיר את מטרות הועידה ואת דרכי הפעולה של הועדה המכינה. מסמך זה יהיה מבוסס בין השאר על הצהרת יאפא שהתקבל על ידי הועדה המכינה של ועידת חיפה הראשונה.
• הוקמה קבוצת מתנדבים לבנית אתר אינטרנט לועידה.
• אנו מבקשים מהמעוניינים להשתתף בפאנלים של סדנאות הדיון להגיש חומר כתוב במועד מוקדם, במידת האפשר, במטרה לפרסם חלק מחומרי הועידה כבר קודם לכינוסה.
• הועדה המכינה תקיים קשר באמצעות yahoo group.
• נקבעה ועדת תאום זמנית.
• הפגישה הבאה נקבעה ליום שישי ה-9/4/2010 ביאפא.
לפרטים נוספים: ror1state@gmail.com